สำนักงานบัญชี
บัญชีเป็นหัวใจหลักของธุรกิจทุกอย่าง ธุรกิจทุกแห่งต้องมีระบบบัญชี ต้องมีการทำบัญชีเพื่อคอยตรวจสอบสภาพกิจการและรายงานผลการดำเนินงานให้เจ้าของกิจการรับรู้ แต่ปัญหาคือเมื่อกิจการมีระบบบัญชีแล้ว จะกลายเป็นจุดที่สรรพากรจะมาตรวจสอบได้เหมือนกัน
ในการทำบัญชีนั้น ถ้าธุรกิจขนาดใหญ่ก็มักจะมีฝ่ายบัญชีหรือมีการจ้างพนักงานบัญชีมาประจำที่บริษัท แต่หากเป็นบริษัทขนาดกลางหรือขนาดเล็กก็จะเลือกใช้บริการสำนักงานบัญชี เพราะไม่คุ้มค่าที่จะตั้งฝ่ายบัญชีเอง เมื่อเลือกที่จะใช้สำนักงานบัญชี สำนักงานบัญชีมีให้เลือกมากมาย เมื่อคุณเริ่มเปิดบริษัทก็จะมีใบโฆษณาของสำนักงานบัญชีส่งมาถึงบ้าน คำถามแรกคือคุณได้สำนักงานบัญชีที่ดีหรือไม่ การจะได้สำนักงานบัญชีที่ดีนั้น มีโชคเหมือนถูกล็อตเตอรี่เลยครับ
การจะเลือกสำนักงานบัญชี บางคนบอกว่าที่ไหนก็เหมือนกัน สิ่งนั้นผิดถนัด บางคนบอกก็เชื่อตามคำแนะนำคนอื่น สิ่งนี้ไม่ผิดครับ แต่บางครั้งสำนักงานบัญชีอาจทำงานให้คนอื่นดี แต่ทำงานให้เราไม่ดีก็ได้ ดังนั้นการเลือกสำนักงานบัญชีต้องเริ่มจากตัวเราก่อนว่า เราต้องรู้ว่าเราต้องการอะไรจากสำนักงานบัญชี และเราต้องรู้หลักการบัญชีในระดับหนึ่งที่พอจะตรวจสอบได้ว่าสำนักงานบัญชีนี้ทำงานให้เราอย่างถูกต้องหรือไม่
จากประสบการณ์ที่ได้เคยติดต่อกับสำนักงานบัญชี ทั้งที่ตัวผมเองใช้บริการ รวมทั้งที่เคยแลกเปลี่ยนประสบการณ์กับเพื่อนฝูงที่เคยมีประสบการณ์ เพราะพวกผมไม่ใช่นักบัญชีจึงจำเป็นต้องใช้บริการบัญชีจากผู้อื่น ไม่ว่าจากสำนักงานบัญชี หรือบางครั้งเจ้าของกิจการอาจเลือกที่จะตั้งฝ่ายบัญชีของบริษัทตัวเองขึ้นมาก็มี ในบทความนี้จึงขอแบ่งปันประสบการณ์ที่เคยพบจากสำนักงานบัญชี จากนักบัญชี เท่าที่เคยแลกเปลี่ยนประสบการณ์กับเพื่อน เพื่อเป็นแนวทางให้กับผู้อื่นว่าในการใช้สำนักงานบัญชีหรือการใช้นักบัญชีทำงานนั้น จะต้องเจออะไรบ้าง จะต้องระวังอะไรบ้าง และจะควบคุมหรือแก้ปัญหาอย่างไร
ทำบัญชีแบบขอไปที
จะว่าไปแล้วงานบัญชีก็ไม่ใช่งานง่าย ๆ แต่ในเมื่อสำนักงานบัญชียินดีรับที่จะทำงานบัญชีให้คุณก็มีหน้าที่ที่จะต้องสร้างผลงานที่ดี ไม่ใช่สร้างผลงานแบบขอไปทีหากเกิดปัญหาแล้วเราต้องรับผิดชอบเอง ตัวอย่างที่ผมเคยเจอเช่น
- จ่ายเงินคนอื่นให้หัก ณ.ที่จ่าย แต่จ่ายเงินสำนักงานบัญชีไม่ต้องหัก ณ.ที่จ่าย เพื่อตัวเองจะได้มีรายได้โดยที่ไม่ต้องรับรู้รายได้และเสียภาษีในส่วนนี้ ผมใช้บริการสำนักงานบัญชีนี้อยู่ได้ 6 เดือน ตอนหลังเจอที่ใหม่เลยเปลี่ยนเลยครับ คนใหม่มาจับหัก ณ.ที่จ่ายย้อนหลังและยึดงานคืน
- ลงบัญชีแบบส่งเดช เรื่องนี้เป็นการบ่อยเรื่องการลงบัญชีที่ผิดพลาด บางทีในโกดังจริงของหมดโกดังแล้ว แต่พอไปดูบัญชียังบอกว่าของเต็มโกดัง แสดงว่าระหว่างขายของไม่เคยตัดสินค้าคงคลังให้เลย รวมทั้งการลงบัญชีค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ส่งรายการหลักฐานไปให้ไม่เคยลงบัญชีให้ ทำให้กำไรเราสูงต้องจ่ายภาษีสูง ๆ
เรื่องคุณภาพของงานนี้ถ้าทำได้คุณควรจะมีการตรวจสอบการลงบัญชีของสำนักงานบัญชีทุก ๆ เดือน อย่างน้อยให้รู้ว่าเอกสารที่ส่งไปให้สำนักงานบัญชีนั้นมีการลงบัญชีอย่างไร และหากเกิดจุดที่สงสัยว่าจะผิดพลาดให้รีบท้วงติงให้เร็วที่สุด เมื่อคุณใช้สำนักงานบัญชีขอให้คิดว่าเขาคือลูกจ้างของเรา คุณสามารถสั่งให้เขาทำงานได้ถ้างานนั้นคือความรับผิดชอบเของเขา ผมเห็นบางคนใช้สำนักงานบัญชีแต่เวลาคุยกันเหมือนเราเกรงใจสำนักงานบัญชี เหมือนดีใจที่ได้ผู้เชี่ยวชาญมาทำงานให้เลยต้องเกรงใจเขา แบบนี้ระยะยาวเกิดปัญหาแน่ครับ
บัญชีมักกลัวสรรพากร
ผมมักจะแนะนำเจ้าของกิจการหรือผู้ที่มีปัญหาเรื่องภาษีเสมอว่า ถ้าถึงเวลาต้องพบกับสรรพากรแล้ว คุณไม่ควรส่งนักบัญชีไปคุยกับสรรพากร ซึ่งส่วนใหญ่ผู้ที่มีปัญหาเรื่องภาษีมักจะคิดถึงนักบัญชีเป็นคนแรก แต่ความจริงแล้วเป็นความคิดที่ผิดอย่างยิ่ง ในคำแนะนำของผมนักบัญชีควรเป็นคนสุดท้ายที่จะส่งไปพบกับสรรพากร นั่นเพราะอาชีพนักบัญชีเป็นอาชีพที่ต้องอิงกับสรรพากร การที่คุณส่งนักบัญชีเข้าไปคุยกับสรรพากรก็เหมือนให้นักบัญชีถือผลงานของตัวเองเข้าไปให้สรรพากรตรวจสอบ สุดท้ายหากพบข้อผิดพลาดแทนที่นักบัญชีจะยอมรับความจริง โดยทั่วไปแล้วจะเลือกที่จะส่งปัญหานี้กลับมาให้เจ้าของกิจการ เช่น กลับมาบอกกับเจ้าของกิจการว่าต้องเสียภาษีเพิ่ม เป็นต้น ยิ่งหากคุณใช้บริการสำนักงานบัญชีแล้วปัญหาดังกล่าวจะยิ่งหนัก เพราะสำนักงานบัญชีจะมองว่าคุณเป็นเบี้ยล่างที่ต้องใช้บริการของเขาเพราะคุณไม่มีความรู้เรื่องบัญชี ลองจินตนาการว่าหากคุณเป็นเจ้าของสำนักงานบัญชีที่ต้องดูแลลูกค้าหลายสิบรายโดยคุณเป็นหนึ่งในนั้น และหากกิจการของคุณมีปัญหากับสรรพากร ถ้าคุณเป็นสำนักงานบัญชีให้คุณเลือกระหว่างการรักษาผลประโยชน์ของลูกค้าเจ้าเดียวกับการรักษาผลประโยชน์ของตัวเองโดยการเอาใจสรรพากรและเลือกที่จะให้คุณเสียภาษีสูง ๆ แน่นอนว่าสำนักงานบัญชีคงต้องให้ความสำคัญกับคุณน้อยกว่าผลประโยชน์ของตัวเองแน่ ๆ นอกจากคุณเป็นลูกค้ารายใหญ่ที่สร้างรายได้ให้กับเขา 50% แบบนั้นเขาอาจจะให้ความสำคัญกับคุณบ้าง
อีกเรื่องหนึ่งที่มักจะพบบ่อย ๆ สำหรับธุรกิจที่มีภาษีหัก ณ.ที่จ่าย เช่า ธุรกิจบริการ ธุรกิจให้เช่าสถานที่ ฯลฯ ที่มีลูกค้าเป็นนิติบุคคลที่ต้องหัก ณ.ที่จ่าย หากคุณมีภาษีที่ชำระเกินสำนักงานบัญชีมักจะแนะนำว่าอย่าเอาภาษีคืน เพราะจะถูกตรวจสอบอย่างหนัก แต่ในความเป็นจริงแล้วหากการทำบัญชีมีความถูกต้องและเรียบร้อย การขอคืนภาษีที่หักไว้เกินสามารถทำได้ แต่คนที่เหนื่อยคือสำนักงานบัญชีนี่แหละที่จะต้องไปติดต่อกับสรรพากร ดังนั้นถ้าเป็นไปได้ควรตกลงกับสำนักงานบัญชีตั้งแต่ต้นว่าคุณจะขอคืนภาษีหัก ณ.ที่จ่ายที่จ่ายเกินในแต่ละปี อาจจะต้องยอมรับหากค่าทำบัญชีสูงกว่าปรกติ และการลงบัญชีอาจจะเข้มงวดมากกว่าปรกติ ส่วนราคาจะยอมรับกันขนาดไหนก็ต้องขึ้นกับการต่อรองแล้วครับ หรือหากสำนักงานบัญชีต้องดำเนินการขอคืนภาษีแล้ว อาจมีการคิดค่าใช้จ่ายเพิ่มในปีนั้น ๆ ก็ได้ แต่โดยทั่วไปแล้วหากมีการขอคืนภาษีที่มูลค่าไม่สูงมาก ส่วนใหญ่ก็ไม่คุ้มค่าเหนื่อยหรอกครับ
แต่สิ่งหนึ่งที่ต้องระวังเรื่องการขอภาษีคืน คือบางครั้งหากมีการตรวจภาษีแล้วจะกลายเป็นต้องเสียภาษีเพิ่ม เจ้าของกิจการส่วนใหญ่เชื่อสำนักงานบัญชีก็เลยยอม ๆ ไป สิ่งนี้ต้องระวังครับเพราะในเมื่อสำนักงานบัญชีเป็นผู้จัดทำบัญชีให้ เหตุใดจึงเกิดเรื่องแบบนี้ขึ้น อย่ายอมครับในเมื่อสำนักงานบัญชีทำงานผิดพลาด สำนักงานบัญชีก็ต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในส่วนนี้ ไม่ใช่จ้างทำงานพอทำงานผิดพลาดกลายเป็นกิจการต้องรับผิดชอบ
เอกสารหายบ่อย
สำนักงานบัญชีต้องเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีของลูกค้าหลายราย ดังนั้นงานเอกสารจึงเป็นงานหนักอีกอย่างของสำนักงานบัญชี สิ่งหนึ่งที่ต้องระวังคือเมื่อคุณส่งเอกสารทางบัญชีให้สำนักงานบัญชีไปแล้ว จะมั่นใจได้อย่างไรว่าเอกสารเหล่านี้จะได้รับการเก็บรักษาอย่างดี และหากเอกสารเกิดการเสียหายหรือสูญหาย คุณสามารถที่จะกู้เอกสารเหล่านั้นคืนมาได้หรือไม่
เคยมีคนแนะนำว่าเวลาส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีเขาจะไม่ส่งตัวจริงไปให้ แต่เลือกที่จะแสกนส่งเป็นไฟล์หรือไม่ก็ส่งเป็นสำเนา แต่ตัวเองจะเก็บตัวจริงไว้ เพราะไม่ไว้ใจว่าสำนักงานบัญชีจะรักษาเอกสารเหล่านี้ไว้ได้ดีเท่าตัวเอง วิธีการนี้ดีมากครับ เพราะอย่างน้อยเรารักษาไว้เองเราต้องรักษาเอกสารสำคัญเหล่านี้อย่างดี โดยเฉพาะเอกสารสำคัญ ๆ อย่างพวกภาษีซื้อที่มีการเคลมภาษีคืน
ผมเคยเจอบางครั้งที่สำนักงานบัญชีทำเอกสารภาษีซื้อหาย ปรากฏว่ากิจการโดนสรรพากรเรียกภาษีซื้อย้อนหลังคืนทั้งปี แถมยังต้องจ่ายค่าปรับอีก สาเหตุที่เอกสารหายอาจเกิดจากการเก็บรักษาที่ไม่ดี หรือบางครั้งอาจหายเพราะสรรพากรก็ได้ เคยเจอทั้งกรณีสรรพากรขอตรวจเอกสาร สำนักงานบัญชีส่งเอกสารไปให้สรรพากรโดยไม่มีการเซ็นรับ ปรากฏว่าสรรพากรทำหายและเมื่อมีทีมใหม่มาตรวจสอบก็ขอเอกสารชุดเดิม ปรากฏว่าไม่มีให้ตรวจและไม่มีหลักฐานว่าสรรพากรชุดเก่าเป็นคนเอาเอกสารไป กรรมเลยตกอยู่กับกิจการต้องเสียภาษีย้อนหลัง
อีกกรณีหนึ่งที่ผมเคยเจอคือเอกสารภาษีซื้อนี่แหละครับที่สำนักงานบัญชีบอกว่าทำหาย และสรรพากรก็เรียกดูเอกสารนี้ย้อนหลัง เมื่อไม่มีให้ตรวจปรากฏว่าเสียภาษีย้อนหลัง (ลองดูหัวข้อ กรณีศึกษา / ถูกสรรพากรหลอก) กรณีนี้ผมเดาว่าสำนักงานบัญชีแอบร่วมมือกับสรรพากรในการไม่คืนเอกสารภาษีซื้อย้อนหลังทำให้กิจการถูกเรียกภาษีซื้อคืน เจ้าของกิจการกินไม่ได้นอนไม่หลับเป็นปี แต่สุดท้ายก็แก้ปัญหาได้และเล่นงานสรรพากรกลับได้อย่างสาสม
การทุจริตของสำนักงานบัญชี
นอกจากทำบัญชีไม่ดีแล้ว คุณอาจเจอปัญหาการทุจริตของสำนักงานบัญชี จากประการณ์ที่เคยเจอจะมี 2 กรณีหลัก ๆ ได้แก่
- การยักยอกเงินที่ฝากไปจ่ายภาษี
- การอ้างเจ้าหน้าที่สรรพากร
กรณีแรกคือกิจการที่จะต้องนำส่งภาษีทุกเดือน ทั้งภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีหัก ณ.ที่จ่าย ฯลฯ ในกรณีที่คุณจ่ายเงินให้กับสำนักงานบัญชีในรูปเงินสด หลายครั้งที่สำนักงานบัญชียักยอกเงินนี้ไว้ไม่มีการนำส่งสรรพากร วิธีการป้องกันคือ
- การจ่ายเงินด้วยเช็คขีดคร่อม ระบุชื่อผู้รับคือ “กรมสรรพากร” หรือไม่ก็ “กระทรวงการคลัง” วิธีนี้การยักยอกเงินเข้ากระเป๋าทำได้ลำบาก แต่ก็ต้องระวังว่าสำนักงานบัญชีแทนที่จะนำเช็คนี้จ่ายภาษีให้คุณ อาจนำเช็คนี้ไปจ่ายเงินให้คนอื่นแทนก็ได้
- การนำเงินส่งสรรพากรด้วยตัวเอง คุณอาจให้สำนักงานบัญชีกรอกแบบฟอร์มต่าง ๆ แล้วนำเงินส่งสรรพากรด้วยตัวเอง วิธีนี้แก้ปัญหาได้แน่นอน
- การตรวจสอบใบเสร็จจากกรมสรรพากรทุกเดือนจะช่วยแก้ปัญหาได้
กรณีที่สองหากคุณส่งสำนักงานบัญชีเข้าไปเจรจากับสรรพากร เช่น การขอคืนภาษี หรือหากมีการตรวจสอบจากเจ้าหน้าที่สรรพากร เมื่อส่งสำนักงานบัญชีเข้าไปคุยและคุณมิได้เข้าไปควบคุมการสนทนาแล้ว สำนักงานบัญชีอาจกลับมาบอกคุณว่าบัญชีมีปัญหาต้องจ่ายภาษีเพิ่ม จริง ๆ ต้องจ่าย 300,000 (ตัวเลขสมมติ) แต่ลดเหลือ 50,000 แต่เจ้าหน้าที่ขอส่วนตัว 100,000 เพื่อลดภาษีให้ ส่วนใหญ่ที่เจอมากรณีอย่างนี้สำนักงานบัญชีเอาไปเองครับแต่อ้างเจ้าหน้าที่สรรพากร หรือไม่ก็อาจแบ่งกันเท่าไหร่ก็ไม่อาจทราบได้
ผมเคยเจอกรณีหนึ่งมีการขอภาษีคืนจำนวนมาก ส่งนักบัญชีเข้าไปคุย (เป็นเจ้าหน้าที่บัญชีของบริษัท มิใช่สำนักงานบัญชี) แต่ได้คำตอบจากสรรพากรมาว่าขอส่วนตัว 30% ของภาษีที่ขอคืน พร้อมเสนอให้กับเจ้าหน้าที่บัญชีว่าเงินนี้จะแบ่งให้กับบัญชี 10% ขอให้ช่วยไปเจรจากับเจ้านายให้หน่อย คาดว่าสรรพากรคงเห็นว่าบัญชีคนนี้น่าจะคุยง่าย แต่ตอนหลังเลยต้องเปลี่ยนคนคุยเลยครับ (อย่างไรก็ดีผมไม่เห็นการขอส่วนแบ่งจากสรรพากร แค่บัญชีบอกมา จริง ๆ จะเป็นอย่างไรก็ต้องว่ากันอีกทีนะครับ ผมไม่ได้เห็นด้วยตาตัวเอง หากจะไปสรุปอย่างนั้นก็อาจไม่ยุติธรรมกับสรรพากรเหมือนกัน)
จากรณีดังกล่าวผมจึงมักแนะนำว่าอย่าส่งสำนักงานบัญชีเข้าไปพบสรรพากร เพราะนอกจากเขาจะรักษาผลประโยชน์ตัวเองมากกว่าแล้ว หากเกิดปัญหาขึ้นยังชอบปัดปัญหามาให้กับกิจการของเขา ให้เปลี่ยนมุมมองว่าเราเข้าไปพบสรรพากรด้วยตัวเองเพื่อให้สรรพากรวิจารณ์การทำงานของสำนักงานบัญชีของเรา และช่วยวิจารณ์เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อเราจะได้นำข้อชี้แนะของสรรพากรเพื่อไปปรับปรุงการทำงานจะดีกว่า
ข้อควรปฏิบัติในการจ้างสำนักงานบัญชี
จากปัญหาดังกล่าวข้างต้น ถ้าจะใช้สำนักงานบัญชีควรจะปฏิบัติอย่างไรตามนี้ครับ
- สำนักงานบัญชีต้องมีใบอนุญาตจากกรมพัฒน์อย่างเป็นทางการ นอกจากถ้าคุณมีสำนักงานบัญชีที่ไว้ใจได้ก็อีกเรื่องหนึ่ง แต่ทางที่ดีอย่าไว้ใจใครดีที่สุด
- มี Job Description ที่ชัดเจนว่าสำนักงานบัญชีต้องทำอะไรบ้าง เพราะหากเกิดปัญหาขึ้นจะได้มีหลักฐานว่าสำนักงานบัญชีเป็นผู้ทำงานให้คุณต้องแสดงความรับผิดชอบ รวมทั้งทุกครั้งที่จ่ายเงินให้สำนักงานบัญชีต้องมีหลักฐานทุกครั้งเพื่อเป็นหลักฐานว่าสำนักงานบัญชีทำงานให้คุณในเดือนนั้น ๆ
- การส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีต้องมีการบันทึกทุกครั้ง
- มีการตรวจสอบการทำงานของสำนักงานบัญชีอย่างสม่ำเสมอ เช่น การขอดูงบทดลองเป็นระยะ ๆ ว่าขณะนี้กิจการมีผลประกอบการอย่างไร มีรายได้ ค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ และตรวจสอบกับเอกสารของคุณ อาจตรวจสอบเป็นเดือน ๆ ก็ได้ และหากพบข้อผิดพลาดให้ท้วงติงทันที
- เตรียมสำนักงานบัญชีที่ 2 ให้พร้อม หากเกิดปัญหาให้สำนักงานบัญชีที่ 2 รับงานต่อได้ทันที